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Rapport d'Activité 2017

Fonctionnement et réalisations

L'Assemblée Générale est constituée de 16 membres qui délèguent la gestion de l'ASBL à 6 administrateurs. La gestion journalière est déléguée au directeur, Nicolas Spann.

L'Assemblée Générale s'est réunie deux fois en 2017 (en janvier et en juin), les réunions du Conseil d'Administration ont lieu en moyenne une fois par mois (9 au total en 2017).

L'équipe d'employés fonctionne selon les principes de gouvernance partagée. Les rôles sont définis en fonction des compétences de chacun et, si une certaine zone d'autonomie accompagne ces rôles, le pôle décisionnaire est détenu par l'équipe, et non par une seule personne. Plusieurs modes de décisions s'appliquent, le consensus, le vote à la majorité, le vote pondéré, la gestion par consentement.

Par des formations individuelles et une supervision collective, l'équipe se forme activement pour optimiser l'attribution des rôles nous permettant de fonctionner ainsi qu'à appréhender d'autres façons de décider que celles communément connues (comme le vote à la majorité). L'équipe souhaite favoriser l'émergence de l'intelligence collective et instaure un cadre de travail allant dans ce sens afin de favoriser la coopération.

Pour mener à bien ses missions, l'équipe a mis en place deux réunions hebdomadaires :

- Une réunion pédagogique réunit les 5 intervenants sociaux durant 3 heures. Y sont abordés les suivis sociaux pendant les deux tiers de la réunion. Le dernier tiers est consacré à aborder des thématiques, des sujets de réflexion ainsi que des points divers nécessaires à notre bonne coordination. L'équipe est attentive à utiliser divers outils d'analyse et de réflexion (Méthode d'analyse en groupe, outils d'intelligence collective, objets flottants, etc.).

- Une réunion organisationnelle réunit l'équipe au complet durant 1h30. Elle porte sur

le fonctionnement de l'ASBL et de l'équipe. Celle-ci aborde divers points plutôt opérationnels nécessaires pour instaurer un fonctionnement efficient dans le service. Nous sommes également attentifs dans ce cadre à mettre en pratique des outils d'intelligence collective et de prises de décisions collectives.

De plus, régulièrement sont organisés des ateliers réunissant toute l'équipe pour créer notre fonctionnement ainsi qu'évaluer et analyser ce que nous mettons en place.

Ainsi les chantiers de l'année 2017 ont porté sur des points essentiels permettant d'instaurer

des bases de travail saines :

  • Une charte d'équipe a été co-construite et rédigée ensemble. Celle-ci définit notre volonté de nous situer dans un fonctionnement de gouvernance partagée et les attitudes que nous souhaitons adopter au quotidien pour favoriser l'émergence de l'intelligence collective et favoriser la coopération.
  • L'équipe pédagogique a créé une procédure d'évaluation de son travail par les bénéficiaires. Celle-ci comprend un guide d'entretien pour les enfants, les adolescents et les parents qui se fait en deux temps :

- Lors de la fin du mandat par les intervenants soModifierciaux concernés par la situation. Précisons que le guide qui se consacre à relever la parole des enfants se fait à partir de 6 ans. Il se compose de trois temps : une discussion, un temps de dessin et un temps de commentaire libre.

- Un mois après la fin du mandat par un intervenant non concerné par la situation.

  • Une procédure de recrutement a été déterminée. Il a été décidé de la place de l'équipe, de la direction ainsi que du Conseil d'Administration dans ce processus.
  • Un processus de sortie volontaire et non-volontaire a été entamé et est toujours en cours d'élaboration. Ce processus se place dans une volonté de prévention quotidienne des tensions rencontrées par les employés et une recherche continuelle de solutions.
  • Enfin, une procédure d'évaluation du personnel et du fonctionnement de l'institution est en germination.

Pour conclure, plusieurs supports de communication ont été créés pour présenter le service : un site internet (autrement-dit.be), une brochure destinée aux mandants et une brochure destinée au public.

Lors de sa création, le SAIE Autrement Dit a également participé à l'émission de radio Mozaïk de radio Panik (105.4 FM) afin de présenter au grand public ses missions et sa façon de travailler. Celle-ci peut être écoutée sur notre site internet.