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Travailler à Autrement Dit :

Gestionnaire Administratif.ve
Contrat à durée déterminée 6 mois (octobre 2019 à mars 2020) - 3/4 temps (28h30) 

Le Service d'Accompagnement à mission Socio Éducative (SAse) Autrement Dit asbl est un service d'Aide à la Jeunesse agréé par la Fédération Wallonie Bruxelles qui a pour mission d'accompagner des jeunes de 0 à 18 ans vivant des difficultés en famille, sous mandat du Service d'Aide à la Jeunesse (SAJ) et du Tribunal de la Jeunesse (TJ). Il s'agit d'un accompagnement de ces jeunes dans leur lieu de vie (en famille ou en autonomie).

Nous sommes à la recherche d'un.e gestionnaire administratif.ve pour renforcer notre équipe.


Mission

Dans le respect de la charte et des valeurs du SAse Autrement Dit, le.la gestionnaire administratif.ve travaille au sein d'une équipe pluridisciplinaire fonctionnant en intelligence collective.

En collaboration avec le coordinateur administratif et financier et dans le respect de la législation, sa mission consistera à soutenir l'équipe dans la gestion des tâches administratives et comptables liées aux activités du service.

Le.la gestionnaire doit tenir à jour les différents outils de gestion administrative, liés aux accompagnements éducatifs du service et à la comptabilité. I.elle applique et fait respecter les procédures administratives du service dans différents domaines.

I.elle collabore également avec les acteurs externes du service (comptable, secrétariat social, Tribunal de la Jeunesse, Service d'Aide à la Jeunesse, etc.).

Une mission secondaire consisterait en l'alimentation d'articles sur le site internet du service en collaboration avec la direction.


Profil

Nous sommes à la recherche d'un profil qui rassemble les compétences et expériences suivantes:

  • Bachelier ou études supérieures en gestion administrative ou en comptabilité (bonne connaissance en comptabilité en partie double demandée)

  • Avoir un bon esprit logico-mathématique, être assez analytique et créatif

  • Connaissance des règles comptables et adaptation au logiciel comptable pour l'encodage de celui-ci.

  • Bonne maîtrise des outils informatiques, la connaissance en gestion de site internet est un plus

  • Faire preuve de précision, d'ordre, de soin, de méthode

  • Bonne gestion du temps et des priorités

  • Excellente connaissance du français (oral et écrit)

  • Bonne communication

  • Contact facile avec les bénéficiaires du service

  • Adhésion aux valeurs de l'asbl et intérêt pour la gouvernance partagée

  • Être respectueux, bienveillant, discret (secret professionnel et déontologie)

  • Ouverture d'esprit

  • La connaissance d'une autre langue peut être un atout

  • Grande capacité à collaborer en équipe, mais aussi à travailler de manière autonome.


Description des tâches

En collaboration étroite avec la coordination administrative et financière et la direction du service, le.la gestionnaire administratif.ve devra effectuer les tâches suivantes :

Comptabilité

  • Vous élaborez et suivez le budget/la trésorerie via différents outils en collaboration avec le coordinateur administratif et financier

  • Vous gérez les achats (fournitures du service)

  • Réception et traitement des différentes preuves d'achat

  • Vous gérez les entrées, sorties et rentrées de la caisse principale, alimentez et contrôlez les caisses secondaires

  • Vous encodez différents tableaux Excel liés au suivi financier

  • Le cas échéant, vous proposez des pistes d'amélioration des processus internes au service

  • Vous informez le personnel sur les règles à suivre (e.a. sur l'établissement des notes de frais
    remboursables (ou non)), vérifiez et encodez les notes de frais de l'équipe

  • Vous encodez des paiements via internet banking

  • Vous prenez contact avec des fournisseurs externes pour l'entretien et la réparation d'équipements (gestion logistique et matérielle)

Administratif

  • Vous gérez et communiquez les encodages liés au service des ressources humaines (prestations, congés, absences, récupérations, etc.)

  • Vous réalisez les notes de service en collaboration avec vos collègues

  • Vous tenez à jour le calendrier et les échéances de l'asbl en collaboration avec les personnes concernées

  • Vous gérez l'arrivée du courrier postal et électronique, traitez et communiquez les informations aux personnes concernées

  • Réception et traitement des différents documents administratifs liés aux accompagnements

  • Vous assurez la corrélation entre les informations internes liées aux accompagnements et les informations de l'Administration de l'Aide à la Jeunesse

  • Gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées (encodage des suivis, tenir à jour les registres, etc.)

  • Vous participez à la réalisation de statistiques en vue du rapport d'activité du service en collaboration avec la direction

  • Vous êtes responsable de fournitures de bureau (inventaire, commande, etc.)

  • Vous êtes responsable des sauvegardes informatiques des dossiers électroniques du service

Public

  • Accueil du public et gestion des appels téléphoniques entrant sur la ligne fixe

Equipe

  • Vous participez aux réunions organisationnelles du service (3 par mois) et autres rencontres ponctuelles inter-services

Communication

  • Impression de cartes de visites et de brochures du service

  • Tenir à jour le site internet et la page Facebook du service (secondaire)


Conditions d'accès

  • Graduat ou bachelier en comptabilité, gestion ou économat, soit un autre titre assimilé ou expérience équivalente ;

  • Extrait de casier judiciaire modèle 2 vierge ;


Nous offrons

  • Un contrat à durée déterminée à 3/4 temps (28h30) de 6 mois (démarrage la 1ère quinzaine d'octobre 2019). Perspective de CDI ;

  • Rémunération au barème (20 - 10 ou 1) de la Commission Paritaire 319.02 au regard de votre diplôme obtenu ;

  • Une reconnaissance de l'ancienneté pour tout travail administratif antérieur est possible, limité à 2 ans dans le cas d'un bachelier ;

  • Un cadre de travail dynamique, innovant, en co-construction et en intelligence collective ;

  • Des formations continuées ;

  • Flexibilité dans les horaires ;

  • Remboursement de transport en commun à hauteur de 60%


Procédure de sélection

  • Envoyez votre CV par mail à info@autrement-dit.be pour le 23/09 au plus tard.

  • Les candidat.es retenu.es seront invité.es à passer un test écrit dans nos locaux. Dans un second temps, un entretien oral sera organisé.


Le SAse Autrement Dit asbl promeut l'égalité des chances. Les qualités humaines sont déterminantes, et ce, indépendamment de l'âge, de l'origine, du handicap, du genre ou de l'orientation sexuelle.

Nos locaux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.


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Contact

Nicolas Spann

Direction

SAse Autrement Dit Asbl

27 chaussée d'Ixelles, 1050 Ixelles

02/503.03.91

www.autrement-dit.be